Münchenin Suomi-koulun kirjastossa siirryttiin uuteen digitaaliseen pilvipohjaiseen kirjastojärjestelmään vuonna 2020. Ennen tätä “digiloikkaa” vanhemmat lainasivat kirjoja omatoimisesti kirjoittaen lainansa ruutuvihkoon. Vaikka se sinällään oli helppo, nopea ja vaivaton systeemi, oli sillä myös haittapuolensa. Lainaajilla ei useinkaan ollut hyvää kokonaiskuvaa lainaamistaan kirjoista. Tämän takia vanhemmat seisoivat usein pitkiä aikoja selailemassa lainausvihkoa halutessaan varmistaa palauttaneensa kaikki kirjat. Myös lapset saattoivat kysellä tietyn kirjan perään, jonka tiesimme olevan kirjaston kokoelmissa, mutta emme tienneet kellä se on lainassa tai milloin se palautetaan.

Aineiston luettelointiin käytimme yhtä Excel-tiedostoa, joka oli tallennettu kirjastonhoitajan tietokoneen kovalevylle ja jaettiin tarvittaessa sähköpostitse. Ilmiselvien ongelmien, kuten tietoturvaongelmat ja tietokannan anomaliat, lisäksi tämä monimutkaisti esimerkiksi uusien aineistojen hankintaa – ei ollut mahdollista saada nopeasti selville mitä kirjoja kokoelmassa jo oli.

Kaikki nämä ongelmat haluttiin ratkaista uuden kirjastojärjestelmän avulla. Markkinoilla on usean tyyppisiä ratkaisuja kirjaston hallinnointiin. Meille selvästi sopivimmaksi osoittautui ns. SaaS-palvelu (Software as a Service). SaaS tarkoittaa pilvipohjaista ohjelmistopalvelua. SaaS-ohjelmia käytetään verkkoselaimen kautta, eikä käyttäjän tarvitse asentaa ohjelmistoa omalle tietokoneelleen tai huolehtia sen ylläpidosta. Näin sen käyttö on helpompaa ja kätevämpää, kun ei tarvitse olla fyysisesti tietyn tietokoneen äärellä. Pilvipalvelu mahdollistaa myös usean käyttäjän työskentelyn yhtäaikaisesti, mikä helpottaa yhteistyötä, tiedon jakamista ja tietojen päivittämistä reaaliaikaisesti, jolloin kaikilla käyttäjillä on aina käytössään ajantasainen tieto.

Sopivan kirjastojärjestelmän valitsemisessa kiinnitimme huomiota seuraaviin seikkoihin: palvelun hinta, oma mobiilisovellus, käytön helppous ja mahdollisuus tiedon massatuontiin ja -vientiin. Meille sopivaksi järjestelmäksi valikoitui Librarika (https://librarika.com). Librarika tukee kaikkia tyypillisiä kirjastojärjestelmien toimintoja, kuten kokoelman, lainauksien ja asiakastietojen hallintaa sekä raportointia ja tilastointia. Librarika on ainakin tällä hetkellä ilmainen 2000 nimikkeeseen asti, sillä on oma OPAC (Online Public Access Catalog), mobiilisovellus (Android & Apple) ja se tukee viivakoodeja, joukkotoimintoja (esimerkiksi “muuta kaikkien tietyn ehdon täyttävien niteiden sijaintipaikka”) sekä varmuuskopion luonti kokoelmasta on helppoa. Käyttökieleksi voi valita suomen, joskin käännös vaikuttaa osittain vielä hiukan tönköltä.

Käyttäjille mielenkiintoisin parannus vanhaan systeemiin on tietysti OPAC. OPAC:n kautta käyttäjät pystyvät nettiselaimen kautta hakemaan tietoa kirjaston kokoelmasta erilaisilla hakukriteereillä, kuten tekijän nimi, kirjan nimi, aihe tai ISBN-numero sekä selaamaan omia lainojaan ja tekemään varauksia. Kirjastonhoitajilla on käytössään mobiilisovellus, jonka kautta voidaan lainata ja palauttaa niteitä ja myös päästä käsiksi kirjaston tietokantaan. Monet toiminnot toimivat tällä hetkellä kuitenkin paremmin tai ainoastaan selainkäyttöliittymällä.

Uuden Librarika-palveluun perustuvan kirjaston luominen (https://suomi-koulu.librarika.com) sujui helposti ja vaivattomasti. Työlääksi osoittautui meillä vanhan kokoelman siirtäminen uuteen järjestelmään. Periaatteessa Librarika tukee ns. massatuontia, jossa 1000 tietuetta kerrallaan voidaan tuoda tietokantaan yhdellä CSV-tiedostolla, mutta käytännössä tämä osoittautui kuitenkin haasteelliseksi. Koska aineistomme oli jo luetteloitu yhteen Excel-tiedostoon, joka on helppo muokata pyydettyyn CSV-formaattiin, lähdimme tuomaan niteitä tätä kautta. Alkuperäisessä Excel-tiedostossa oli kuitenkin virheitä ja puuttuvia tietoja, joten kaikki tietueet piti vielä tarkistaa manuaalisesti. Vaihtoehtoisesti tietueet voi luoda myös Lisää ISBN-numero -toiminnon avulla – tätä käyttämällä Librarika hakee kirjan tiedot automaattisesti verkosta. Valitettavasti tämä toiminto ei vielä toiminut suomenkielisillä kirjoilla vuonna 2020, mutta nyt se toimii jo paremmin. Kun teokset on tuotu järjestelmään, voidaan niihin helposti tulostaa viivakooditarrat selainkäyttöliittymästä käsin.

Librarika-kirjaston hallinta on osoittautunut toimivaksi, ja voin suositella sitä myös muiden pienten koulukirjastojen hallinnointiin.

Hanna Kubrak
Münchenin Suomi-koulu

Lähteet:
Digikirjasto. (julkaisuaika tuntematon). Kirjastosanastoa. Kemin kaupunginkirjasto. https://digikirjasto.files.wordpress.com/2017/09/kirjastosanasto.pdf

Kirjastot.fi. (6.5.2021). Kirjastojärjestelmät. https://www.kirjastot.fi/kirjastoala/kirjastojarjestelmat

Kuopion kaupunginkirjasto. (julkaisuaika tuntematon). Kirjastosanastoa selkokielellä. https://www.kirjastot.fi/sites/default/files/procal/kirjastosanasto%20selkokielellä.pdf 

Librarika. (julkaisuaika tuntematon). Das Freie Integrierte Bibliothekssystem (IBS). https://librarika.com/ 

Wikipedia. (16.06.2021). Software as a Service. https://fi.wikipedia.org/wiki/Software_as_a_Service 

Wikipedia. (02.03.2023). Integrated library system. https://en.wikipedia.org/wiki/Integrated_library_system 

Kirjoitus on julkaistu Rengas-lehden numerossa 5–6/2023